Organizzare e gestire progetti - aspetti introduttivi

_{ORGANIZZARE E GESTIRE PROGETTI - ASPETTI INTRODUTTIVI}

LA DIFFUSIONE DEL LAVORO PER PROGETTI

Organizzare il lavoro per progetti è una scelta manageriale che molte aziende stanno rapidamente attuando

le capacità di organizzare e gestire progetti sono state per lungo tempo prerogativa delle aziende che operano su commessa, le quali sviluppano e realizzano gli obiettivi specifici di un progetto su richiesta del cliente

sotto la spinta di molteplici fenomeni, molti manager stanno diffondendo nelle aziende in cui lavorano metodi e strumenti di gestione propri delle organizzazioni per progetto "storiche"

tali fenomeni sono sostanzialmente riconducibili:

alla corrosione dei modelli di azienda monolitica, a elevati volumi produttivi con il gigantismo di strutture e personale

al deterioramento della propensione al rischio e alla assunzione di responsabilità personale di fronte alla necessità di risolvere problemi

alla progressiva inefficacia dei metodi tradizionali di pianificazione e controllo e di gestione delle persone

alla crescente richiesta da parte dei clienti di prodotti e di servizi personalizzati

di fronte a questo quadro, manager e imprenditori hanno iniziato a porsi il quesito di come rivitalizzare contesti lavorativi spesso statici, a forte conflittualità relazionale, inefficienti e in ogni caso non in grado di offrire ai clienti un prodotto e un servizio soddisfacente:

la soluzione della introduzione e diffusione dell'organizzazione per progetti è quella che appare garantire i migliori risultati nel breve termine

Il project management è un sistema gestionale orientato ai risultati:

obbliga le persone a darsi degli obiettivi, a pianificare come raggiungerli, a controllarne il processo operativo che porta a centrarli, a operare con sistematicità, razionalità e al contempo flessibilità

il project management è da vedersi come filosofia manageriale che utilizza strumenti di pianificazione e di gestione specifici come meccanismi di coordinamento di situazioni complesse e per l'ottenimento di obiettivi e risultati innovativi

nuova idea

rivelazione di un problema

PROGETTO

risultato di progetto

PROCESSO

normalmente un progetto nasce da un'idea innovativa che qualcuno propone all'azienda, o dalla rilevazione di un problema sui prodotti e sui servizi o in uno dei processi aziendali esistenti; quando il progetto viene avviato si utilizzano le metodologie di project management per ottenere il risultato, quest'ultimo, se ottenuto secondo le specifiche attese, viene introdotto nella vita dell'azienda, viene utilizzato quotidianamente come parte dei processo standard e di routine

il lavoro per processi è invece normalmente caratterizzato dalla ripetuta esecuzione di lavoro standardizzato e codificato attraverso compiti a bassa innovazione: tuttavia si può introdurre nel lavoro ripetitivo qualche forma di organizzazione che induce le persone a ricercare l'innovazione

in sostanza quindi le aziende tendono a distillare la filosofia dell'organizzazione per progetti sempre più nella quotidianità: l'intento è quello di sfruttare i risultati che un tale tipo di organizzazione consente di ottenere:

una forte motivazione delle persone a raggiungere obiettivi

la possibilità di anticipare gli eventi, controllarli, avviare azioni correttive

la diffusione della logica dell'apprendimento continuo

l'opportunità di svincolare la cultura delle persone dallo logica della dipendenza gerarchica per guidarle verso la logica del protagonismo personale

IL CONCETTO DI PROGETTO

Progetto attività finalizzata al raggiungimento di un obiettivo unitario in un certo periodo di tempo utilizzando uno sforzo congiunto di un pool di risorse

- materiali

- know how

RISULTATI TECNICI

AREE CRITICHE DA GESTIRE

1) persegue un obiettivo determinato dal cliente

2) nasce da un impulso

- esiste un momento decisionale specifico per l'avvio

- negoziato con il cliente per i risultati, tempi, costi, qualità

3) richiesta elevata interdipendenza di discipline / conoscenze / risorse

- la realizzazione del progetto richiede di integrare in modo specifico diverse componenti della struttura organizzativa esistente

4) è unico

- per i risultati da realizzare

- per il mix di risorse / competenze da utilizzare

- per il contesto di riferimento

- per il grado di conoscenza del problema

5) è temporaneo

- si colloca al di fuori dei risultati conseguibili con la struttura permanente

1) l'obiettivo del progetto non è sempre certo, esplicito e condiviso: quanto più si ha certezza e condivisione sull'obiettivo tanto più si ha probabilità di raggiungerlo

3) le risorse, in particolare le persone, operano congiuntamente, all unisono per ottenere il medesimo risultato, nessuna può operare separatamente in quanto parte di un sistema che attraverso processi di sequenzialità nel lavoro è teso a raggiungere un obiettivo unico (importanza della condivisione degli obiettivi)

4) si tratta di un lavoro non ripetitivo: ogni progetto è un caso a sé; esistono progetti simili, mai uguali

è importante affrontare ogni singolo progetto come una sfida unica, da impostare studiandone attentamente le caratteristiche per individuarne le proprie peculiarità operative

5) ogni progetto ha un momento di inizio e deve avere un termine temporale

l'essenza del progetto è infatti nel darsi un obiettivo, stabilire quando è plausibile che venga raggiunto, pianificare le modalità di ottenimento del risultato e controllare, man mano che si procede con il lavoro, che questo termine venga rispettato

il tempo è comunque da considerarsi parte del pool di risorse con le quali si svolge il progetto

_{Tempo insufficiente}

. Forze esterne fanno si che si parta in ritardo

- la concorrenza

- vincoli finanziari motivi scatenanti di un progetto

- l'innovazione tecnologica

- nuove legge e regolamenti

. Forze interne

- stime irrealistiche

- comportamenti di pura reazione alle richieste di un superiore

- tempo reale vs tempo trascorso (formula del x 2)

. Modelli di completamento delle attività rispetto al tempo

- modello lineare

- modello avvio rapido

- modello iperbolico

TIPOLOGIE DI PROGETTI: ELEMENTI DISTINTIVI

Tutte le aziende hanno e svolgono, più o meno consapevolmente, lavoro per progetti: ciascuna ha tuttavia tipi di progetti differenti per finalità e caratteristiche

progetti interni: progetti avviati all'interno dell'azienda per migliorare aspetti istituzionali o gestionali in essere o per introdurre nuove modalità di management

progetti esterni: progetti tradizionali con finalità di business in senso stretto, capaci di generare valore fatturabile per l'azienda, in sostanza rivolti allo sviluppo di nuovi prodotti commerciali o servizi richiesti direttamente dal cliente

FILOSOFIA DEL PROJECT MANAGEMENT

Gli ingredienti di base della filosofia del project management sono:

. definire un obiettivo da raggiungere

. definire le risorse necessarie e/o disponibili per raggiungere il risultato

. pianificare il modo con cui ottenere il risultato

. predefinire i criteri di valutazione del risultato

. controllare periodicamente il lavoro correggendo eventuali gap rispetto a quanto pianificato

. valutare il risultato raggiunto

La valutazione del risultato deve considerare i quattro fattori che determinano la riuscita del progetto:

- la qualità intrinseca dell'obiettivo raggiunto

- il rispetto dei tempi previsti

- l'adeguato utilizzo delle risorse economiche e finanziarie disponibili

- un elevato grado di soddisfazione da parte delle persone che hanno partecipato all'impresa