Le procedure di revisione nell'area debiti-acquisti

Le procedure di revisione nell'area debiti-acquisti

I debiti rappresentano obbligazioni di ammontare determinato da pagare ad una data, di solito, prestabilita. Possono derivare dai rapporti attinenti alla gestione caratteristica intesa come acquisto di prodotti, merci e servizi, dai rapporti con parti correlate (controllanti, controllate, collegate e consociate) o da altro (ammontari che devono essere pagati al personale, all' Erario, .).

I debiti si differenziano dai fondi rischi e oneri, che accolgono gli accantonamenti destinati a coprire passività aventi natura determinata, esistenza certa o probabile e ammontare o data di sopravvenienza indeterminati alla fine dell'esercizio. Non devono essere inoltre confusi con gli impegni, ossia con accordi per adempiere in futuro a certe obbligazioni o a svolgere od eseguire determinate azioni o attività.

Il principio contabile nazionale di riferimento è il n. 19 "I debiti" il quale stabilisce che, ai fini della classificazione, rilevano:

l'origine: i debiti sorgono in relazione a costi derivanti da operazioni della gestione caratteristica, a prestiti e finanziamenti ricevuti o per altre ragioni (debiti per dividendi, debiti versi istituti previdenziali,.);

la natura del creditore: i debiti possono nascere verso soci per finanziamenti, altri finanziatori, fornitori, consociate o altri;

la scadenza: se la passività è a breve o lunga data;

l'esistenza di garanzie: i debiti possono essere o meno assistiti da garanzie reali e/o personali di terzi.

I principali obiettivi di revisione perseguiti in quest'area sono:

completa esposizione in bilancio (C);

competenza delle operazioni che hanno generato i debiti (A);

corretta esposizione in bilancio (P);

uniformità dei principi contabili rispetto all'esercizio precedente.

Relativamente alle caratteristiche del sistema di controllo interno della società soggetta a revisione, si ha che il revisore deve verificare se nella in essa sono presenti:

separazione dei compiti e delle responsabilità;

preselezione dei fornitori e definizione dei profili autorizzativi;

esistenza di contratti e ordini scritti;

controlli sulle bolle di consegna e sulle fatture ricevute;

verifica dei contratti per servizi ricorrenti;

controllo sui costi per servizi;

verifica dei margini per prodotto.

Le principali procedure di revisione che vengono attuate per poter raggiungere gli obiettivi sopra elencati sono:

analisi di contenuto: è molto difficile e complessa perché significa fare o un'analisi temporale dell'azienda o in relazione agli obiettivi da essa raggiunti,

richiesta di estratto conto ai principali fornitori per fare un confronto con le registrazioni contabili della società e analizzare le eventuali differenze (circolarizzazione). Nel caso di risposte non pervenute procedere con l'analisi della documentazione di supporto dei debiti al fine di accertare la completa esposizione delle passività in bilancio;

verifica delle operazioni successive alla data di bilancio: search. Consiste nel determinare la correttezza e la completezza degli accantonamenti di fine esercizio per i debiti verso fornitori, mediante la ricerca di passività non registrate. Questi controlli devono riguardare il periodo successivo alla data di chiusura del bilancio ed includere l'esame delle fatture non pagate, i pagamenti, le bolle di entrata scoperte, passività di importo significativo registrate dopo la fine dell'esercizio ed altre voci rilevanti come note di credito e di debito.

Test di cut off: si esaminano le fatture d'acquisto con i documenti di trasporto e viceversa, per i periodi immediatamente precedenti e per quelli immediatamente successivi alla data di bilancio per verificare la corretta applicazione della competenza di periodo;

analisi dei libri sociali e dei contratti significativi;

circolarizzazione dei legali e dei fiscalisti per verificare l'esistenza o meno di cause o controversie (deve, quindi, essere predisposta la lista di controllo delle circolarizzazioni);

analisi delle poste di conto economico connesse ai debiti (vouching).

Diversamente dai debitori, ai creditori della società viene richiesto l'estratto conto ad una determinata data (chiusura del bilancio) e non il saldo che essi presentano in bilancio, perché si ha un maggiore rischio che nello stato patrimoniale i debiti non siano iscritti per il loro reale valore nominale. Infatti, non iscrivendo in attivo un credito non si crea un danno significativo all'azienda, al contrario se non venisse iscritto un debito.

La richiesta di estratto conto ai creditori è una procedura prevista nel principio di revisione 505 "Le conferme esterne", che dà forti evidenze della completezza e dell'accuratezza dei debiti, cioè degli acquisti e dei pagamenti, in quanto il saldo viene comunicato da terzi indipendenti.

La richiesta viene rivolta ad un campione di creditori, scelti sulla base dei criteri di campionamento indicati nel principio di revisione 530 "Campionamento di revisione ed altre procedure di verifica con selezione delle voci da esaminare"[1]; la predisposizione delle lettere in più copie è fatta dalla società oggetto di revisione su propria carta intestata, ma il controllo e la spedizione avviene da parte dei revisori.

La data di riferimento può essere quella di bilancio o una data anteriore, se il controllo interno è affidabile e in alcuni casi eccezionali.

Una volta ottenute le risposte, il revisore dovrà verificare se sono in accordo e, nel caso in cui non lo siano far riconciliare alla società quanto pervenuto. Dopodiché eseguirà un controllo sulle poste in riconciliazione e riepilogherà tutto sia in una lista di controllo delle circolarizzazioni, sia in una carta di lavoro di controllo in cui sarà indicato il nome del fornitore, il saldo e se l'importo è in accordo o se è stato riconciliato con o senza eccezioni. Tutto ciò dovrà anche essere espresso in forma percentuale (riepilogo e valutazione dei risultati ottenuti).

Per quanto attiene alle lettere respinte o non recapitate dovranno svolgersi delle indagini per capirne le cause; invece, per le risposte non pervenute entro la data di scadenza prevista, si dovrà procedere con un secondo invio (contestualmente dovrà essere aggiornata la lista di controllo delle circolarizzazioni).

Se, anche dopo il sollecito, non perviene alcuna risposta, si eseguiranno le procedure alternative che consistono in un esame dei pagamenti successivi e dei documenti relativi alle operazioni che hanno generato il debito (documenti di trasporto, fatture, ordini, contratti).

Particolare attenzione deve essere posta alla search (verifica delle operazioni successive alla data di bilancio), che dà forti evidenze sulla completezza e sull'accuratezza dei debiti, e all'analisi dei pagamenti successivi, che dà buone evidenze dell'esistenza dei debiti.