Le procedure di revisione nell'area crediti-vendite

Le procedure di revisione nell'area crediti-vendite

I crediti rappresentano il diritto di esigere ammontari di denaro ad una data di scadenza determinata da parte di clienti, controparti correlate (controllanti, controllate, collegate e consociate) e altri (dipendenti, Erario, .).

Il principio contabile nazionale di riferimento è il n. 15 "I crediti" il quale stabilisce che ai fini della classificazione rilevano:

l'origine: se i ricavi derivano dalla gestione caratteristica o extra-caratteristica;

la natura: se si tratta di clienti, di controllate, collegate, consociate o altri;

la scadenza: se l'esigibilità è entro o oltre  l'esercizio.

I principali obiettivi di revisione perseguiti in quest'area sono:

esistenza (E);

competenza delle operazioni che hanno generato i crediti (A);

corretta valutazione (V);

corretta esposizione in bilancio (P);

uniformità dei principi contabili rispetto all'esercizio precedente.

Per quanto riguarda le caratteristiche del sistema di controllo interno, si ha che il revisore deve appurare se nella società oggetto di revisione sono presenti:

separazione dei compiti e delle responsabilità;

controlli sul data base "anagrafica clienti" (utenti autorizzati in accesso e modifica);

definizione dei profili autorizzativi;

procedura di verifica preventiva della solvibilità del cliente;

assegnazione di fido e relativi controlli sul suo superamento;

esistenza di contratti e ordini iscritti;

controllo ordine, bolla di consegna e fattura emessa;

controllo sull'erogazione dei servizi;

controllo del management sui prezzi di vendita applicati e verifica dei margini per prodotto;

controlli preventivi sulla solvibilità del cliente;

procedure di sollecito di pagamenti formalizzate;

analisi sui trend di giorni di incasso;

analisi dello scadenziario/lista di anzianità.

Il revisore andando ad analizzare il sistema di controllo interno della società sottoposta a revisione deve calcolare il rischio intrinseco e il rischio di controllo[1] poiché, in base a tali valori vengono definiti i test di dettaglio e la loro ampiezza. Di solito questa procedura viene svolta attraverso l'applicazione di sistemi di campionamento.

Per andare a verificare il principale obiettivo relativo ai crediti, ovvero l'esistenza, si svolgono le seguenti procedure di revisione:

richiesta di conferma scritta (circolarizzazione dei clienti);

compimento di procedure alternative per le risposte non pervenute;

verifica delle operazioni del periodo immediatamente successivo alla chiusura del bilancio (incassi, fatture emesse, note di credito emesse,.);

La circolarizzazione dei clienti, procedura indicata dal principio di revisione 505 "Le conferme esterne", dà forti evidenze circa l'esistenza e l'accuratezza dei crediti in quanto la conferma del saldo viene fatta da terzi indipendenti. Essa consiste in una richiesta fatta dalla società verso i propri debitori per far confermare direttamente ai revisori il saldo del credito o specifiche operazioni componenti il credito.

L'invio delle lettere di richiesta di conferma ai clienti è fatto sulla base di una selezione degli stessi in relazione o all'importo vantato dalla società oggetto della revisione o su tecniche di campionamento.

Le procedure per la determinazione del campione, quindi per la scelta dei debitori, sono elencate nel principio 530 "Campionamento di revisione ed altre procedure di verifica con selezione delle voci da esaminare" che ci permette di scegliere tra:

1. metodi statistici: si ha un programma che, sulla base di alcuni parametri e informazioni relative alla società oggetto di revisione, ci fornisce il numero di elementi da esaminare (metodo non arbitrario);
2. metodi non statistici: si seleziona un campione in base al giudizio professionale del revisore, pertanto si segue una logica arbitraria;
3. specific items: si selezionano clienti con saldo rilevante, clienti non usuali o con particolari caratteristiche, clienti con saldo zero, perché si ritiene che siano di particolare importanza. Tale scelta deve essere adeguatamente motivata e documentata. 

La predisposizione delle lettere è fatta dalla società in più copie su propria carta intestata, ma il controllo e la spedizione delle lettere avviene da parte del revisore.

Egli analizzerà poi le risposte ottenute ed effettuerà indagini su quelle respinte o non recapitate.

Per le prime, il revisore deve vedere se esse sono in accordo o meno; nel primo caso, ovviamente, non accade niente, mentre nel secondo caso le risposte devono essere riconciliate dalla società: una volta avvenute le riconciliazioni, queste dovranno essere verificate dal revisore.

Per le risposte non pervenute entro la data di scadenza prevista, invece, si dovrà fare un secondo invio (seconda richiesta).

Tutto ciò dovrà essere riepilogato in una lista di circolarizzazione e in una carta di lavoro di controllo nella quale dovranno presentarsi anche in forma percentuale i dati relativi alle risposte ricevute (in accordo, riconciliate con eccezioni o senza eccezioni) e a quelle non pervenute.

Generalmente la data di riferimento della richiesta di conferma scritta è la data di bilancio, ma a volte tale data può essere anteriore se il sistema di controllo interno viene valutato affidabile e in alcuni casi eccezionali.

In questi casi, è necessario svolgere la procedura di roll-forward sul totale del saldo clienti e non solo su quelli circolarizzati. Il roll-forward consiste in una ricostruzione dei movimenti del saldo clienti dalla data di riferimento delle circolarizzazioni a quella di bilancio; a supporto di tale operazione, si fa un'analisi documentale degli importi più significativi per ciascuna categoria di movimenti.

Può, infine, accadere che la data di richiesta di conferma sia successiva alla data di bilancio, in tal caso occorrerà svolgere una procedura identica a quella precedentemente descritta denominata di roll-back.

Se, anche dopo la seconda richiesta, non arriva risposta da parte del cliente, allora si metteranno in atto le cosiddette procedure alternative. In pratica si esaminano gli incassi registrati successivamente alla data di riferimento della conferma a fronte dello specifico credito oggetto d'esame, ma se questa forte evidenza dell'esistenza del debito non sussiste, si procede al controllo dei documenti relativi alle operazioni che li hanno originati (documenti di trasporto, fatture, ordini,  contratti). Sarà poi importante esaminare le note di credito emesse dalla società revisionata, le note di debito che ha ricevuto e gli abbuoni e gli sconti concessi che rettificano il credito originario.

Per quanto concerne la valutazione dei crediti, secondo il nostro ordinamento[2], deve avvenire al presunto valore di realizzo; con tale definizione si intende il valore nominale del credito al netto delle eventuali rettifiche di valore relative a:

perdite per inesigibilità manifeste e latenti;

resi e rettifiche di fatturazione;

sconti, abbuoni e premi da accordare.

È importante sottolineare che gli interessi non maturati vanno esclusi dal valore del credito, in quanto non rappresentano ancora una vera e propria attività per l'impresa.

Per verificare che sia stata svolta una corretta valutazione del credito occorrerà:

a)     ottenere un elenco che evidenzi l'anzianità dei crediti distinti per classi temporali di scaduto (scadenziario/lista di anzianità) e verificarne l'accuratezza matematica. Controllare l'accuratezza dell'analisi per anzianità valutando le ragioni dei rinnovi concessi;

b)     analizzare criticamente l'anzianità dei crediti non commerciali per accertare l'esigibilità e per individuare i saldi che richiedono ulteriori procedure di revisione;

c)     valutare l'esigibilità dei saldi contabili mediante discussione con i responsabili dell'azienda; esaminare le lettere di conferma, gli incassi successivi, le garanzie ottenute, la solvibilità dei debitori, ecc.;

d)     alla luce di quanto emerso dall'applicazione delle procedure precedenti, determinare se l'accantonamento per svalutazione crediti non commerciali alla data di bilancio è adeguato;

e)     controllare, nella misura ritenuta necessaria, i crediti passati a perdita nel corso dell'anno con la relativa documentazione di supporto.