La contabilita' generale e le registrazioni contabili

LA CONTABILITA' GENERALE E LE REGISTRAZIONI CONTABILI

a) sistemi e metodi contabili

L'analisi dei fatti di gestione, volta ad evidenziare gli aspetti finanziari ed economici che si sono manifestati attraverso variazioni di valori aziendali, serve a preparare il momento successivo, cioè la registrazione dei fatti nella Contabilità Generale (CO.GE.).

La registrazione avviene secondo delle regole che si sono formate col passare del tempo e che solo in parte derivano da norme giuridiche. Gli studiosi più autorevoli che hanno concorso alla definizione organica di queste regole sono stati Fabio Besta (sistema patrimoniale), Gino Zappa (sistema del reddito) e Aldo Amaduzzi (sistema del patrimonio e del risultato economico).

Per sistema contabile intendiamo un 'insieme coordinato di conti che raccoglie scritture tra loro collegate riguardanti un oggetto complesso'; il sistema ideato da Besta è oramai in disuso, mentre il sistema attualmente più utilizzato (che anche noi abbiamo già iniziato ad usare nell'analisi dei fatti di gestione) è quello di Amaduzzi, che è una versione moderna del sistema ideato da Zappa : l'oggetto complesso, obbiettivo delle nostre rilevazioni, è quindi la determinazione del risultato economico e del relativo patrimonio di funzionamento.

Per metodo contabile si intende l'insieme delle regole che vengono utilizzate per compiere le registrazioni; i metodi che sono stati seguiti in passato sono diversi, ma ormai il più diffuso risulta quello della Partita Doppia (P.D.), che più avanti approfondiremo.

Sistema e metodo non vanno confusi : il sistema riguarda il contenuto delle registrazioni, il metodo riguarda la forma. E' quindi possibile applicare lo stesso metodo a sistemi diversi.

D'ora in poi, faremo riferimento ad una Contabilità Generale tenuta col sistema del patrimonio e del risultato economico, secondo le regole del metodo della Partita Doppia.

b) il metodo della Partita Doppia

Una volta stabilito l'oggetto delle nostre rilevazioni, che nel nostro caso, come si è detto, è determinare il risultato economico ed il collegato patrimonio di funzionamento, bisogna fissare delle regole per 'raccogliere' i dati provenienti dai fatti di gestione.

L'insieme delle regole che seguiremo (alcune delle quali sono già state accennate in precedenza) va a formare appunto il metodo contabile della Partita Doppia.

I principi fondamentali sono i seguenti :

1) si rilevano soltanto i fatti di gestione 'esterni', cioè gli scambi e i movimenti di valori fra l'impresa e i terzi;

2) i fatti da rilevare devono essere esaminati sotto due aspetti : l'aspetto finanziario (originario) e l'aspetto economico (derivato);

3) si 'accendono' due serie di conti : conti finanziari e conti economici (a loro volta suddivisi in conti reddituali e conti patrimoniali);

4) le due serie di conti funzionano in modo 'antitetico', cioè l'una in modo contrario all'altra, per cui si avrà sempre per ogni importo in Dare un pari importo in Avere.

Una volta compiuta l'analisi del fatto di gestione secondo i modi visti, occorre comporre la registrazione (o articolo) sui registri contabili, cioè sul libro giornale e sul libro mastro.

Il libro giornale (in breve 'giornale') riporta i fatti di gestione in ordine cronologico, via via che accadono; il libro mastro (in breve 'mastro') elenca sistematicamente tutti i conti, riportando nelle sezioni Dare ed Avere gli importi delle variazioni così come risultano dalla registrazione sul giornale.

Il giornale, tenuto secondo lo schema più diffuso, è così strutturato :

Supponiamo, ad esempio, di voler registrare il seguente fatto di gestione : il 03/11 l'imprenditore X paga in contanti la bolletta telefonica, euro 80,00 (per brevità non consideriamo l'IVA);

aspetto originario V.F.P. CASSA 80,00

aspetto derivato        V.E.N. SPESE TELEFONICHE 80,00

Compiuta l'analisi del fatto di gestione, si passa alla vera e propria registrazione sui registri contabili del fatto analizzato; sul libro giornale, seguendo lo schema sopra illustrato, avremo :

Nella prima colonna da sinistra si riporta la data della registrazione; essendo il giornale un registro cronologico, le registrazioni si susseguono rigorosamente in ordine di data.

Nella seconda colonna da sinistra si indica il codice del conto utilizzato; i codici vengono stabiliti dall'imprenditore in occasione della formazione del piano dei conti, cioè di quell'elenco dei conti (finanziari ed economici) che l'impresa intende misurare. Il piano dei conti varia da azienda ad azienda a seconda dell'attività svolta e delle esigenze informative dell'imprenditore.

Nella colonna centrale, terza da sinistra, si indica appunto la denominazione del conto utilizzato, così come prevista dal piano dei conti.

Esclusivamente a fini didattici, in questa sede adottiamo due semplici regole per dare maggiore ordine alla registrazione :

iniziamo con l'inserimento dei conti la cui variazione si registra nella sezione Dare, partendo da quello con l'importo più elevato e scalando via via;

terminati i conti in Dare, si passa all'inserimento dei conti le cui variazioni hanno segno Avere, scrivendoli leggermente spostati verso destra.

Si ribadisce che tali accorgimenti hanno soltanto fini didattici, non essendo applicati nella pratica.

Nelle ultime due colonne, quarta e quinta da sinistra, si indicano rispettivamente gli importi con segno Dare e quelli con segno Avere.

Gli articoli sul libro giornale vanno poi separati l'uno dall'altro da una linea orizzontale continua (anche questa regola ha solo valore didattico).

La formazione dell'articolo sul libro giornale va seguita dall'indicazione degli importi Dare e Avere nelle relative sezioni Dare ed Avere dei rispettivi conti (detti pure mastrini o partitari) che sono stati movimentati; il registro che raccoglie i mastrini è appunto il libro mastro.

La funzione del mastro è fondamentale, dato che fornisce tutti i dati necessari per formare lo Stato Patrimoniale ed il Conto Economico e quindi permette la determinazione del patrimonio e del risultato economico.

Nell'esempio sopra riportato, relativo al pagamento in contanti di spese telefoniche per euro 80,00, i conti sul mastro verrebbero così movimentati :

Spese telefoniche Cassa

Si noti come sia possibile in via facoltativa affiancare all'importo sul mastrino la data della registrazione oppure il numero progressivo dell'articolo sul libro giornale.

Vediamo ora, a titolo di esempio,  come si registrano alcuni semplici fatti di gestione che abbiamo analizzato nelle pagine precedenti.

ESEMPIO

a) acquisto di kg.650 di merci X al prezzo di euro 1,00 al kg., pagamento in contanti;

b) vendita di kg.400 di merci X al prezzo di euro 1,80 al kg., pagamento a trenta giorni;

c) riscosso credito verso clienti di euro 720,00, metà in contanti, metà tramite banca;

d) pagate in contanti euro 350,00 a saldo di un debito verso fornitori di euro 351,80;

e) effettuato apporto in contanti per euro 8500,00.

c) la Contabilità Generale col metodo 'tradizionale'

Le regole finora viste sono utilizzate da molti anni; ciò che negli ultimi anni ha assunto una forma diversa è stata la 'grafica' della rappresentazione delle registrazioni sul libro giornale.

Infatti, al giorno d'oggi le registrazioni contabili vengono eseguite tramite l'elaboratore elettronico anche nelle aziende di più ridotte dimensioni, per cui il tradizionale libro giornale (che si presentava appunto come un vero e proprio 'libro') è stato sostituito da fogli a modulo continuo per stampante.

Ovviamente ha mutato aspetto anche l'articolo, che assume forme grafiche diverse a seconda del tipo di software utilizzato; la forma da noi utilizzata è piuttosto diffusa nella pratica e rientra nella logica di esposizione di un elaboratore elettronico.

Tuttavia, la contabilità tenuta manualmente non è del tutto scomparsa (neppure nell'esposizione di alcuni testi scolastici ed universitari), per cui si ritiene opportuno descriverne le regole almeno in via sommaria.

Pur utilizzando lo stesso tipo di foglio, con la stessa suddivisione in righe e colonne, nel metodo 'tradizionale' è diverso il significato attribuito alle medesime righe e colonne.

Ad esempio, vediamo come si sarebbero dovute esporre sul libro giornale tenuto manualmente le stesse registrazioni di cui all'esempio precedente.

Le prime due colonne da sinistra riportano rispettivamente il codice Dare e il codice Avere dei conti utilizzati nell'articolo.

Nella terza colonna da sinistra, riservata alla descrizione, si indicano in alto a sinistra il numero progressivo dell'articolo, in alto al centro la data (se questa è la stessa dell'articolo precedente si scrive tradizionalmente 'd.d.'); nella prima riga, a sinistra il conto Dare e a destra il conto Avere (se i conti in Dare o in Avere sono più di uno si scrive 'diversi' ed i conti vengono indicati più in basso ciascuno su una riga); il conto Dare è separato dal conto Avere dalla lettera minuscola 'a'; nella seconda riga si riporta una breve descrizione del fatto di gestione (facoltativa).

Le ultime due colonne, che nella forma moderna sono riservata agli importi Dare ed Avere, nel giornale tradizionale riportano rispettivamente gli importi parziali e quelli totali.

Si tenga presente che, tanto nella forma tradizionale che nella forma moderna, a fine pagina si effettuano i totali delle ultime due colonne a fine di controllo (scrivendo a fianco 'a riportare'). Tali totali si indicano poi nella prima riga della pagina successiva (scrivendo 'riporto').