Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari

Il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari

La nuova disposizione sul risparmio ha introdotto un'apposita sezione nel Testo Unico della Finanza, per le società nazionali le cui azioni sono quotate in mercati regolamentati, in cui è previsto l'obbligo di nomina di un dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili. A questa nuova figura professionale introdotta nell'organigramma societario sono attribuiti specifici compiti relativi alla redazione dei documenti contabili con lo scopo di garantire una maggiore tutela dell'investitore.

In particolare, è stata introdotta una nuova sezione[1] composta di un unico articolo, il 154-bis, il quale conferisce rilevanza giuridica alla figura del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili.

Al primo comma la normativa lascia ampio spazio all'autonomia statutaria per la determinazione dei criteri da seguire per la nomina e le modalità di nomina; infatti, in assenza di una specifica indicazione del legislatore, le società potranno liberamente individuare il soggetto cui attribuire il potere di nomina e di revoca, previo parere dell'organo di controllo.

Per la legge, quindi, la nomina può essere fatta dall'organo amministrativo, dagli organi delegati o dall'assemblea, però la scelta di attribuire tale compito all'organo amministrativo sembra essere la più coerente con gli assetti societari emersi a seguito della riforma, in cui agli amministratori è demandata in via esclusiva la gestione della società e al dirigente contabile sono attribuiti compiti di attuazione dell'organizzazione societaria.

L'ampia autonomia statutaria riconosciuta dalla disposizione in esame si manifesta anche nella possibilità di stabilire particolari regole procedurali per l'elezione, i tempi,le modalità di rilascio del parere obbligatorio dell'organo di controllo, il valore da attribuire a tale parere, ecc.

Inoltre lo statuto può prevedere la richiesta di ulteriori requisiti di professionalità oltre quelli di onorabilità già previsti dall'articolo 147-quinquies del TUF[2].

In più la normativa prevede che tale soggetto debba rivestire la qualifica di dirigente e che pertanto debba essere legato alla società da un rapporto di lavoro dipendente. Si desume, quindi, che generalmente verrà previsto un incarico a tempo indeterminato fino alla revoca.

Come precedentemente accennato il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili è chiamato a svolgere una serie di compiti diversi, più o meno incidenti sulla predisposizione dei documenti contabili della società, univocamente indirizzati a rafforzare la garanzia verso l'esterno della correttezza delle informazioni societarie fornite.

Tali compiti, in sostanza sono riconducibili alle seguenti attività indicate espressamente dall'art. 154-bis del T.U.F:

attestare, con dichiarazione sottoscritta congiuntamente al direttore generale, che le informazioni e i dati sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società, contenute negli atti e nelle comunicazioni della società previste dalla legge o diffuse al mercato, corrispondano al vero;

predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la redazione del bilancio d'esercizio e, ove previsto, del bilancio consolidato, nonché di ogni altra comunicazione di carattere finanziario;

attestare, congiuntamente agli organi amministrativi delegati, con apposita relazione allegata al bilancio d'esercizio e, ove previsto, al bilancio consolidato, l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure di cui al punto precedente, nonché la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili, secondo il modello di attestazione stabilito dalla Consob.

Da questa elencazione appare evidente che i compiti attribuiti al dirigente contabile sono caratterizzati da una inequivoca e rilevante valenza garantistica a tutela degli investitori e del mercato. Di conseguenza è comprensibile l'esigenza di sottoporre la scelta del dirigente alla preventiva valutazione del possesso dei requisiti di onorabilità definiti dal Ministero della Giustizia.

È previsto che per lo svolgimento dei compiti assegnati dalla legge al dirigente contabile, devono essere a lui forniti poteri e mezzi adeguati in termini di risorse umane e materiali tali da consentire l'organizzazione di una struttura organizzativa dedicata all'attuazione delle procedure amministrative e contabili[3].

A tal fine, i poteri conferiti al dirigente possono essere previsti espressamente nello statuto societario, anche se, probabilmente la maggior parte delle realtà societarie attribuiranno tale compito all'organo amministrativo.

La nuova legislazione introdotta dalla legge sul risparmio, dunque, attribuisce al dirigente contabile non solo compiti di controllo successivo sui dati, sui documenti e sul bilancio, ma anche un ruolo gestionale di rilievo, volto a predisporre la struttura organizzativa e le procedure operative più idonee per il raggiungimento degli obiettivi indicati dalla norma stessa. Ovviamente, in tale attività il dirigente dovrà necessariamente interfacciarsi con gli altri organi della società.

Aspetto rilevante è quello del rapporto esistente tra la responsabilità del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili e quella degli organi amministrativi della società.

Il legislatore, a tal proposito, ha voluto graduare la responsabilità degli amministratori in considerazione delle funzioni da essi effettivamente svolte e, quindi, appare ragionevole ritenere che gli amministratori privi di deleghe possano essere ritenuti esenti da responsabilità nel caso in cui la violazione riscontrata sia imputabile a colpe del dirigente contabile, mentre non viene esclusa la responsabilità degli organi delegati che rispondono anche all'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile, ancorché predisposto dal dirigente.

Peraltro, la responsabilità degli organi delegati, in relazione alla predisposizione del bilancio, è espressamente prevista in relazione all'obbligo di attestare, congiuntamente al dirigente contabile, l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili e la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili.

Il dirigente preposto, nell'adempimento dei nuovi compiti e responsabilità, dovrà porre in essere alcune attività di carattere preliminare che gli consentiranno di realizzare efficacemente gli obiettivi assegnatigli dalla nuova normativa.

Prima di dare avvio al progetto il dirigente provvederà ad ufficializzare lo stesso mediante apposita comunicazione. Il progetto dovrà essere attuato seguendo le fasi indicate nel quinto comma dell'art. 154-bis:

pianificazione del processo di valutazione dei controlli interni;

definizione degli obiettivi, dei rischi e dei controlli;

valutazione dei controlli interni;

classificazione delle possibili carenze e configurazione di opportuni piani di azione correttivi;

predisposizione dell'apposita relazione contenente l'attestazione circa l'adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure.

In conclusione, al dirigente preposto deve essere assegnata una posizione di rilievo nell'organigramma aziendale e in ogni modo tale da permettergli di avere accesso ad ogni informazione rilevante (giusti mezzi e poteri). Potrebbe, inoltre, essergli attribuita la facoltà di approvare le procedure aziendali e la partecipazione al progetto di quei sistemi informativi che hanno ripercussioni sulla situazione economica patrimoniale e finanziaria. Tra i poteri, di conseguenza, dovrebbero trovare posto una maggiore facoltà di spesa e di organizzazione di una struttura adeguata, ma anche la possibilità di ricorrere alla funzione di Internal Auditing.

Le sue peculiarità, quindi, sono: la libertà statutaria su nomina e poteri, la subordinazione al direttore generale e la composizione unipersonale dell'organo.

Pertanto il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari ha un'ampia investitura di poteri e responsabilità (civili, penali e amministrative); è una figura che assume natura semiorganica, attiva nella gestione, nell'amministrazione e nel controllo, oltre che di supporto e di raccordo con gli altri organi societari. Nel rapporto con amministratori, collegio sindacale, comitato di controllo interno e organismo di vigilanza, può esserci la condivisione di un flussi informativi periodici e la facoltà di avvalersi delle rispettive attività o risultati, ma la ripartizione di competenze tra organi implica un'esatta delimitazione dei campi d'azione da non oltrepassare.

Infine, la figura del dirigente assume una posizione bivalente:

a)     come preposto a specifici incarichi: in tal senso al dirigente si applicano, in relazione ai compiti che gli spettano, le disposizioni che regolano la responsabilità degli amministratori, anche sotto il profilo processuale.

b)     come dirigente legato alla società: in tal senso i profili di responsabilità incombenti sul soggetto in questione sono quelli tipici del rapporto contrattuale del lavoro dipendente.