Sistema informativo e informatico

SISTEMA INFORMATIVO E INFORMATICO

Il sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte. Non va confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione.

Per sistema informatico si intende un insieme di computer, composti da hardware e software che elaborano dati e informazioni per restituire altri dati ed informazioni utili. Il Personal Computer, o PC è un esempio di un sistema relativamente semplice, mentre internet è un esempio molto più complesso.

Un'azienda è caratterizzata da persone che interagiscono tra di loro secondo una struttura gerarchica definita, attività produttive necessarie per produrre beni e servizi da immettere sul mercato e attività accessorie che sono di supporto alle attività produttive.

Tutti questi elementi costituiscono un sistema organizzato in cui all'interno dell'azienda stessa si possono distinguere 4 livelli di attività che si possono raggruppare nei livelli operativi e i livelli organizzativi. Questi livelli sono rappresentati in una piramide chiamata piramide di Anthony e come detto in precedenza questa piramide è divisa in livello operativo formato dall'operatività primaria e dal coordinamento operativo.

Il primo è formato dalle attività di base che rappresentano i fini e gli scopi per cui è stata costituita l'azienda mentre il secondo rappresenta la pianificazione e il controllo del processo operativo primario.

Il livello organizzativo invece si divide in supervisione tattica che controlla le risorse utilizzate e definisce i piani a breve e medio termine mentre la pianificazione strategica che invece serve a stilare i piani di sviluppo dell'attività a medio e lungo termine e progetta tutta l'attività e l'organizzazione dell'azienda.

Questi livelli e le attività che li compongono sono una conseguente all'altra e si basano sulla raccolta di dati necessari; proprio i dati sono la risorsa fondamentale del sistema informativo che appunto si può definire come l'insieme dei dati e di tutte quelle operazioni che riguardano la raccolta, la produzione, l'archiviazione, l'elaborazione e la distribuzione dei dati stessi.

Mentre da questo si differenzia il sistema informatico che invece è l'insieme delle risorse umane e tecnologiche che permettono all'azienda di archiviare, produrre, elaborare e distribuire i dati aziendali.

Entrambi sono formati da elementi fondamentali: per il sistema informativo parliamo di dati che possono provenire dall'interno o dall'esterno dell'azienda e che possono essere anche strutturati come il record che riguarda un dipendente o non strutturati e quindi parliamo di dati raccolti in riunioni, per telefono, ecc il sistema informatico invece è formato dai dispositivi hardware, dai software che permettono attraverso programmi specifici di gestire l'impresa in ogni sua attività, le persone specializzate in informatica e le applicazioni.

Per quanto riguarda le persone che si occupano direttamente della gestione del sistema informatico possiamo distinguere diversi profili professionali competenti per determinati settori anche se in aziende di piccole dimensioni o in aziende industriali o di servizi questa distinzione di personale non è necessaria ma è sufficiente una sola persona che sappia gestire tutte le funzioni che in una azienda di grandi dimensioni sono divise tra varie persone.

Le figure informatiche che si sono consolidate nel tempo sono:

il progettista software;il programmatore:

l'analista;

l'operatore

il sistemista.

Altri speciali profili che riguardano il sistemista sono:

il system engenner, che è lo specialista nella produzione e nella manutenzione del sistema operativo e che si avvale della collaborazione dei programmatori;

il system administrator, che orienta l'installazione e la manutenzione del sistema operativo su un specifico sistema hardware ;

il database administrator, che si occupa della creazione, della gestione e degli accessi ai database aziendali;

l'admistrator di rete, che è il responsabile delle risorse informatiche organizzate in reti locali e geografiche;

il web master, che è il responsabile della creazione e della pubblicazione del sito internet dell'azienda nella rete internet e sappiamo che nel mercato attuale una delle principali risorse per le aziende è offrire i propri servizi attraverso la rete.

All'inizio della diffusione dell'informatica, il sistema informatico veniva chiamato CED, centro elaborazione dati, che raccoglieva i dati mandati dai reparti e li mandava alla direzione amministrativa dell'azienda che li elaborava; successivamente con il sistema informatico che forniva risorse ad ogni area aziendale tutti i dati venivano mandati direttamente alla direzione generale dell'azienda.

Molto importante è però il costo che deve essere sostenuto dal sistema informatico in quanto dobbiamo ricordare che ci sono servizi che incidono in modo pesante sul costo dell'intero sistema e questo costo riguarda l'utilizzo di servizi da parte di aziende esterne. Questo è chiamato outsourcing e si verifica quando le aziende affidano parte della propria gestione del sistema informatico ad altre aziende. Questa gestione può essere globale se viene presa in considerazione l'intera attività svolta o selettiva se prende in considerazione solo una parte dell'attività svolta. L'informatica ha dato una grande mano alle aziende con un numero sempre crescente di applicazioni hardware e software e ha reso possibile l'automazione dell'attività d'ufficio con l'informatica di organizzazione che sostituisce l'uomo con l'elaboratore in grado di svolgere tutte le attività programmabili e l'informatica individuale che fornisce agli utenti strumenti informatici in grado di aumentare l'efficienza negli uffici.

Di quest'ultima fanno parte applicazioni come word che consente di creare testi , publishing che consente la creazione di listini e manuali, il foglio di lavoro elettronico che permette di svolgere calcoli e rappresentazioni grafiche su questi e i database che permettono la gestione degli schedari, delle rubriche o dei listini prezzi.

In seguito anche alle necessità aziendali e tecnologiche sono state prodotte reti informatiche capaci di collegare più elaboratori per lo scambio tra le aziende di dati e servizi. Questo porta vantaggi per i minori costi di comunicazione che devono essere sostenuti perché è necessario solo lo scambio periodico di dati e anche permette a tutti gli elaboratori di funzionare comunque nel caso in cui un elaboratore collegato alla rete è guasto. La difficoltà maggiore è trovare una modalità adatta per la composizione dei dati e lo scambio di questi con le altre aziende. Per fare un esempio di una holding con più aziende questa può adottare due soluzioni: nel primo caso può assegnare all'azienda con più introiti un elaboratore centrale a cui sono collegati in modo remoto tutti gli altri terminali delle altre aziende in questo caso gli archivi sono comuni ma i costi di comunicazione sono elevati. Nel secondo caso ogni azienda ha un proprio elaboratore che lavora autonomamente e sono collegati tra di loro attraverso una rete per cui i dati possono periodicamente essere scambiati e inoltre quando un'azienda ha terminato un prodotto può verificare subito se nelle altre quello stesso prodotto è invece disponibile.

A questo proposito l'informatica offre varie soluzioni per creare o modificare il sistema informatico di un'azienda con soluzioni che vado ad avvantaggiare l'azienda sia nel breve che nel lungo periodo perché è l'obbligo ricordare che la tecnologia è sempre in continua evoluzione. È inoltre opportuno ricordare che alla base dei sistemi aziendali ci sono i sistemi aperti ovvero sistemi di elaborazione diversi che permettono l'utilizzo di standard consolidati nel campo dell'hardware, del software e delle reti. Queste applicazioni servono a salvaguardare gli investimento delle aziende e devono avere due caratteristiche principali: l'interoperabilità, la possibilità di comunicare con altre applicazioni sia locali che remote, e la portabilità, la possibilità di poter operare su piattaforme hardware diverse.

Possiamo prendere spunto da alcuni esempi nel campo commerciale per capire meglio di cosa stiamo parlando: prendiamo il caso delle banche. I servizi tradizionali che queste offrono sono stati rapidamente raggiunti da nuovi servizi che sempre più vanno in contro alle esigenze della clientela con i vari self service bancari o gli sportelli automatici, i bancomat e altri servizi offerti in rete. Molte operazioni che quindi prima dovevano essere necessariamente svolte presso la banca ora possono essere svolte comodamente in ufficio o in casa direttamente collegandosi con il proprio computer alla banca e questo è il caso dell'homebanking. Vediamo anche come è costituito un sistema di questo tipo: ogni sede centrale delle banche ha un computer al quale sono collegati i singoli elaboratori dei lavoratori i workstation che possono comunicare con i self service o con gli sportelli bancomat attraverso una rete geografica pubblica o privata. Gli sportelli automatici e i self service sono allo stesso tempo facili da usare in quanto sul quadro principale ogni utente può consultare un menù per effettuare le operazioni desiderare e normalmente questi schermi sono di tipo touch screen.

Un altro esempio può essere quello dei centri commerciali che hanno un sistema informatico che gestisce sia la parte relativa l'organizzazione del centro quindi l'attività degli uffici di contabilità, di gestione delle vendite, dell'approvvigionamento delle merci, sia l'attività svolta alle casse come l'emissione di scontrini, l'utilizzo di carte di credito o la lettura ottica dei prezzi. Tutte queste attrezzature sono collegate ad un computer centrale attraverso delle reti locali lan.