Il sistema informativo aziendale

IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

L'attività organizzativa e gestionale dell'impresa comporta l'assunzione di decisioni che non possono essere frutto di improvvisazione, ma presuppongono la conoscenza di numerosi dati e informazioni.

I dati raccolti all'interno e all'esterno dell'azienda diventano informazioni solo dopo che sono stati selezionati, classificati, interpretati e valutati in base alla loro utilità.

Le informazioni hanno un ruolo fondamentale in ogni fase del processo decisionale e devono poter circolare nell'ambito del sistema aziendale e dei suoi sottosistemi affinché ciascuno di questi, disponendo dell'informazione giusta al momento giusto, possa effettuare scelte razionali e consapevoli.

Per questo è importante che all'interno dell'azienda venga creato un sistema capace di reperire, gestire ed elaborare i dati in funzione dei diversi utilizzi possibili e di trasmettere le informazioni ottenute ai vari utenti destinatari.

Più precisamente si può dire che il sistema informativo è l'insieme delle persone, dei mezzi e delle procedure con cui si attuano la raccolta, l'elaborazione, lo scambio e l'archiviazione dei dati, allo scopo di ottenere un flusso organizzato di informazioni che gli organi aziendali possano utilizzare per assumere razionalmente le decisioni.

Il sistema informativo aziendale è composto dai flussi di informazione che provengono dai diversi processi di elaborazione, destinati a soddisfare le esigenze informative dei vari soggetti interni ed esterni dell'azienda, dalle procedure per la raccolta e l'elaborazione dei dati, e per l'archiviazione e la trasmissione delle informazioni ai soggetti utenti, dai metodi e dagli strumenti con cui vengono raccolti i dati e trasmesse le informazioni e infine dalle persone che si occupano della raccolta, elaborazione e archiviazione dei dati.

I flussi di informazione sono destinati all'interno dell'azienda al fine di programmare, attuare e controllare in modo efficace ed efficiente la gestione e l'organizzazione e all'esterno dell'azienda per fornire ai terzi le informazioni che la legge rende obbligatorie o che volontariamente gli organi aziendali ritengono opportuno comunicare.

Le informazioni dirette all'interno dell'azienda hanno caratteristiche diverse a seconda del livello decisionale cui sono destinate e in riferimento al soggetto-utente del sistema informativo, le informazioni devono risultare chiare, sintetiche, pertinenti, tempestive e complete.

Un sistema informativo può ritenersi razionalmente organizzato quando è in grado di documentare i fatti aziendali, informare i responsabili dei vari sottosistemi sull'andamento dei rispettivi settori di attività, fornire gli strumenti utili per programmare l'attività futura e produrre il rendiconto dell'attività svolta.

Inoltre i fattori che l'azienda deve considerare per dotarsi di un sistema informativo adeguato alle proprie esigenze sono la qualità dei dati da elaborare, gli strumenti tecnologici esistenti sul mercato, gli investimenti necessari tenendo conto del rapporto costo-beneficio e infine la capacità del personale di adattarsi a nuovi strumenti di elaborazione dei dati.

Il sistema informativo produce sia informazioni qualitative, che descrivono il fatto osservato, sia informazioni quantitative, che sono espresse tramite grandezze misurabili in moneta o in altre unità di misura.

Inoltre le informazioni possono essere contabili quando sono ottenute in via continuativa, hanno espressione monetaria e utilizzano il conto come strumento per la rappresentazione dei dati, oppure possono essere extracontabili che riguardano l'azienda e il mercato, si avvalgono di strumenti come grafici e medie e sono ottenute di volta in volta a seconda della necessità.

Pertanto il sistema informativo aziendale può essere distinto in sistema informativo contabile che comprende e organizza le informazioni quantitative ottenute mediante l'elaborazione dei dati desunti dai documenti originari comprovando fatti interni ed esterni di gestione e in sistema informativo non contabile che comprende e organizza le informazioni qualitative e quantitative destinate a supportare le decisioni strategiche.

Il sistema informativo contabile si articola in tre grosse aree fra loro collegate e sono:

Contabilità sezionali;

Contabilità generale;

Contabilità per la direzione.

Le contabilità sezionali forniscono informazioni riguardanti determinati settori aziendali omogenei e rappresentano un primo livello di aggregazione e di elaborazione dei dati contenuti nei documenti originari. Sono esempi di questa contabilità quella di magazzino, dei clienti e fornitori, del personale e di cassa.

Queste contabilità sono necessariamente analitiche perché rilevano singole operazioni e pur riguardando un oggetto semplice o un settore ben definito dell'attività aziendale sono tra loro collegate. Svolgono una funzione preparatoria, di analisi e di completamento della contabilità generale, alla quale forniscono valori di sintesi.

La contabilità generale è un sistema di rilevazioni fra loro collegate che ha per obiettivo la determinazione del risultato d'esercizio e del correlato patrimonio di funzionamento. I risultati di sintesi dell'attività trovano la loro rappresentazione nel bilancio d'esercizio.

Infatti, essa considera la gestione nella sua unitarietà, rileva i fatti di esterna gestione misurati da variazioni finanziarie durante l'esercizio, mentre a fine esercizio provvede a definire i costi e i ricavi di competenza al fine della formazione del bilancio, rileva dati storici, sintetici e documentati, è obbligatoria e consente di redigere il bilancio d'esercizio.

La contabilità per la direzione è un sistema di raccolta, elaborazione, analisi e interpretazione dei dati avente lo scopo di fornire agli organi direttivi le informazioni necessarie a programmare e controllare la gestione.

Tale contabilità ha una funzione informativa interna, non è obbligatoria ma è indispensabile per gestire l'impresa con razionalità e consapevolezza e utilizza sia dati storici che preventivi.

Essa attinge informazioni sia dal sistema informativo contabile sia da quello non contabile e si divide in tre sottosistemi che sono:

Contabilità analitica;

Budget;

Sistema di reporting.

La contabilità analitica ha per oggetto prevalentemente i fatti di interna gestione e ha come scopo la determinazione preventiva o consultiva, il raggruppamento, l'analisi e la dimostrazione dei costi e dei ricavi, nonché il calcolo dei risultati economici particolari al fine di consentire l'orientamento delle scelte operative e il controllo economico della gestione.

Il budget è lo strumento della programmazione aziendale con il quale si identifica in anticipo la linea di azione da seguire per raggiungere gli obiettivi prefissati.

È inoltre uno strumento di coordinamento in quanto la sua preparazione annuale coinvolge tutte le aree funzionali dell'azienda ed è di controllo sia perché con la sua formulazione si accerta l'esistenza della concreta possibilità di realizzare gli obiettivi programmati compatibilmente con le risorse disponibili e anche perché il budget consente il continuo confronto tra i dati programmati e quelli effettivi risultanti dall'attività svolta allo scopo di individuare gli scostamenti, trovarne le cause e riuscire così ad intervenire per rimuoverle.

Il sistema di reporting è un insieme di rapporti informativi destinati ai responsabili della gestione per comunicare il grado di raggiungimento degli obiettivi, valutare le prestazioni, migliorare le decisioni future.

Questo sistema collega i precedenti due punti allo scopo di realizzare un sistematico confronto fra obiettivi e risultati, affinché si possano intraprendere le azioni correttive necessarie a raggiungere le mete prefissate. Le principali caratteristiche di un buon sistema di reporting sono la tempestività nella trasmissione agli interessati, la semplicità, la chiarezza, la precisione, la standardizzazione dei sport e l'utilità per coloro che devono analizzare gli scostamenti rispetto al budget.

In precedenza si era parlato della contabilità generale che è rappresentato dal bilancio d'esercizio, che consiste in un documento di derivazione contabile (perché la legge prevede un modello, ma questo è possibile modificarlo, in questo senso è derivante) mediante il quale gli amministratori forniscono la situazione patrimoniale (che oltre le attività e le passività dell'esercizio, comprende anche il patrimonio netto) e finanziaria (che comprende solo le passività e le attività dell'esercizio in ordine di importanza) della società al termine del periodo amministrativo (che non per forza va dal 01/01 al 31/12) e del risultato economico dell'esercizio (che è dato dai ricavi e dai costi sostenuti durante quel anno lavorativo).

La situazione patrimoniale non rappresenta solamente il punto di arrivo della società alla fine dell'esercizio, ma consiste anche nel punto di riferimento per la riapertura dell'esercizio nell'anno successivo. I dati contenuti nel bilancio richiedono una rettifica ( consiste nel rinviare al futuro costi e ricavi che sono subentrati nell'esercizio in chiusura, ma che sono di competenza dell'esercizio successivo) e un'integrazione (consiste nel rilevare costi o ricavi che avranno variazioni finanziarie future, ma che in realtà sono di competenza dell'esercizio che si sta chiudendo) di valori extracontabili che sono connessi in qualche modo alla gestione futura. Le funzioni fondamentali del bilancio sono:

Documento che collega la gestione passata con quella futura;

Strumento di conoscenza della gestione e dei risultati conseguiti dall'azienda;

Strumento di informazione patrimoniale, finanziarie ed economica ne confronti dei terzi come le banche, i fornitori e i clienti che hanno interesse a sapere come procede l'azienda.

Il bilancio non è soltanto un documento redatto per finalità gestionali interne, ma è anche un importante strumento con cui l'impresa comunica con l'esterno.

L'articolo 2423 del C.C., fissa il principio che sta alla base della nuova regolamentazione del bilancio annuale e lo individua nella chiarezza con cui esso deve essere redatto e nella veridicità e correttezza della rappresentazione della situazione patrimoniale (che oltre le attività e le passività dell'esercizio, comprende anche il patrimonio netto) e finanziaria (che comprende solo le passività e le attività dell'esercizio in ordine di importanza) della società nonché del risultato economico dell'esercizio (che è dato da tutti i ricavi e tutti i costi d'esercizio).

La chiarezza del bilancio deriva dalla rigorosa osservanza delle regole giuridiche che disciplinano la struttura e il contenuto delle varie parti del bilancio, la valutazione degli elementi attivi e passivi e descrizione delle poste del conto economico.

Rappresentazione della veridicità e correttezza del patrimonio del reddito di esercizio non può consistere nella ricerca di un impossibile verità oggettiva ma và intesa come comportamento in buona fede da parte degli amministratori che devono operare secondo le norme di legge e secondo i principi contabili. Tale principio costituisce il punto centrale della nuova disciplina in quanto esprime il fine del bilancio. Da questo deriva l'obbligo di fornire informazioni complementari a quelle stabilite dalla legge se sono insufficienti ai fini di tale principio e l'obbligo di derogare alle norme di legge se la loro applicazione impedisce di conseguire l'obiettivo fondamentale; in questo caso nella nota integrativa si deve motivare la deroga e indicare come essa influisca sulla situazione patrimoniale e finanziaria e sul risultato economico.

I criteri di valutazione per la formazione del bilancio sono contenuti nell'articolo 2426 del C.c. e devono attenersi secondo il principio giuridico generale contenuto nell'articolo 2423 e 2423bis del C.c. che stabilisce la veridicità e la correttezza della situazione aziendale, mentre il principio contabile che costituisce la chiave di lettura del bilancio.

Il principio della prudenza consiste nell'accantonare una quota di crediti sorti nell'esercizio nell'eventualità di un'insolvenza da parte dei clienti. Questo viene fatto appunto per il principio della prudenza e a seconda che il credito sia sorto nell'esercizio "n" due tipologie di sviluppo:

Certa inesigibilità;

Presunta inesigibilità;

Mentre le caso che i crediti siano sorti nell'esercizio precedente abbiamo due tipologie:

Credito già svalutato che a sua volta si divide in svalutazione generica e svalutazione specifica;

Credito non ancora svalutato;

Il presunto valore di realizzo consiste in un'ipotetica somma di denaro che si potrà percepire da una vendita di un bene;

Infine la nota integrativa è la parte integrante a tutti gli effetti del bilancio, quindi è indispensabile per la stesura dello stesso perché comprende le spiegazioni dei movimenti e ha le seguenti funzioni:

Completare i dati dei prospetti contabili fornendo ulteriori informazioni quantitative e descrittive;

Motivare determinati comportamenti soprattutto in merito alle valutazioni effettuate alle deroghe a determinate disposizioni di legge.

La nota integrativa inoltre deve fornire dettagli e informazioni particolari come:

Le partecipazioni in imprese controllate e collegate delle quali deve essere fornito l'elenco completo con indicazioni che riguardano l'impresa partecipata, la quota posseduta e il valore ad esso attribuito;

I crediti ed i debiti dei quali deve essere indicato l'ammontare di quelli con durata residua superiore ai cinque anni e per i debiti occorre indicare l'ammontare di quelli sottoposti a pegno o ad ipoteca su beni sociali e la ripartizione per aree geografiche;

Ratei e risconti dei quali va precisata la composizione se il loro ammontare è significativo;

Gli oneri finanziari patrimonializzati;

Gli interessi ed altri oneri finanziari di cui è richiesta la suddivisione dell'ammontare complessivo negli importi che riguardano i prestiti obbligazionari i debiti verso le banche e gli altri debiti;

Gli impegni non risultati dallo stato patrimoniale e dai conti d'ordine dei quali vanno precisate la composizione e la natura, specificando quelli riguardanti i rapporti con le imprese collegate e controllate;

Un apposito prospetto contenente la descrizione delle differenze temporanee (che hanno comportato la rilevazione di imposte differite ed anticipate, specificando l'aliquota applicata e le variazioni rispetto all'esercizio precedente), l'ammontare delle imposte anticipate contabilizzate in bilancio (attinenti a perdite dell'esercizio o di esercizi precedenti).